Mäntsälän seurakunnan hautarekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä yhteystietoineen

Mäntsälän seurakunta, Nordenskiöldintie 3, 04600 Mäntsälä, mantsalan.seurakunta(at)evl.fi, puh. 019 5607 500

Yhteyshenkilö: Toimistosihteeri Eija Kuisma, Mäntsälän seurakunta, Nordenskiöldintie 3, 04600 Mäntsälä, eija.kuisma(at)evl.fi, puh. 040 828 6014

Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?

Seurakunnalla on hautaustoimilaissa (457/2023) säädetty velvollisuus ylläpitää yleistä hautausmaata. Hautausmaan ylläpito edellyttää vainajatietojen lisäksi myös henkilötietoja hautaoikeuden haltijasta ja haudanhoitosopimuksen tekijästä.

Seurakunnan toiminnassa ja hallinnossa tietoja käytetään mm. hautaustoiminnan hoitamiseksi sekä tilastojen pohja-aineistona.

Minkä takia seurakunta saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.c artiklan mukainen hautaustoimilaissa säädetty lakisääteinen velvollisuus pitää hautarekisteriä ja haudanhoitosopimukseen perustuvien tietojen käsittelyn oikeusperusteena tietosuoja-asetuksen 6.1.b artiklan mukainen sopimuksen täytäntöönpanoon liittyvä peruste.

Minkälaisia henkilötietoja seurakunta käsittelee?

Mäntsälän seurakunnan hautausmaalle haudattavista ja muualle haudattavista oman seurakunnan jäsenistä ylläpidettävät tiedot ovat sukunimi, etunimet, syntymäaika, henkilötunnus, kuolinaika, hautaamisajankohta, hautaamistapa, haudan sijainti, hautaoikeuden voimassaoloaika ja tieto, keitä hautaan voi haudata.

Hautaoikeuden haltijasta nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot.

Haudanhoitosopimuksen tekijän nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot.

Hautausasiaa hoitaneen omaisen tiedot ja hautausasiaa hoitaneen hautaustoimiston tiedot.

Taiteellisesti tai historiallisesti arvokkaat kulttuurihaudat, muistomerkit ja niiden sijainti.

Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?

Vainajan tiedot saadaan kirkon yhteisestä jäsenrekisteristä tai väestötietojärjestelmästä. Hautaoikeuden haltijan ja haudanhoitosopimuksen tekijän tiedot saadaan heiltä itseltään.

Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Sähköiset asiakirjat säilytetään ohjeiden mukaisesti sähköisessä muodossa ja/tai paperisina arkistossa. Seurakunnan hautarekisterin tiedot on hautaustoimilaissa säädetty pysyvästi säilytettäväksi.

Tietoja haudan haltijoista ylläpidetään haudattujen omaisten keskinäisten sopimusten ja ilmoitusten mukaan. Myös historiatiedot haudan lunastuksista ja haltijoiden nimistä sekä haudan hoitosopimuksista pysyvät järjestelmässä.

Haudanhoitosopimuksia säilytetään 10 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen.

Tietojen luovutukset

Tietojen käyttöoikeus on kirkkoherranviraston henkilökunnalla ja hautausmaavastaavalla. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus.

Manuaalinen aineisto: Hautakirjat ja vanha hautakortisto säilytetään kirkkoherranviraston lukitussa lähiarkistossa. Arkistoidut asiakirjat säilytetään seurakunnan lukitussa arkistossa.

Sähköinen aineisto: Hautausrekisteri sijaitsee lukitussa tilassa olevalla palvelimella. Järjestelmää käytetään omilta työasemilta. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.  

Sähköistä ainestoa hallitaan Status Premium hautakirja -ohjelmistolla. Sen teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu käyttöpalvelu- ja sovellustoimittajalle, joka täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.

Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Rekisterin sisältämiä tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä.

Sinulla on oikeus:

• pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
• pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
• peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi
• tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

• Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla seurakunnassasi. Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.

Kansallinen valvontaviranomainen ja tietosuojavastaava yhteystietoineen

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, tietosuoja(at)om.fi, www.tietosuoja.fi, puh. 029 566 6700

Seurakunnan tietosuojavastaava:

Lahden seurakuntayhtymä, Sirpa Salokannel, PL 84, Kirkkokatu 5, 15111 Lahti, lahti.tietosuoja(at)evl.fi, puh. 044 719 1329