Mäntsälän seurakunnan kasvatuksen rekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä yhteystietoineen

Mäntsälän seurakunta, Urheilutie 1, 04600 Mäntsälä, mantsalan.seurakunta(at)evl.fi, puh. 019 5607 500

Yhteyshenkilö: Johtava nuorisotyönohjaaja Mika Ahjosaari, mika.ahjosaari(at)evl.fi, puh. 040 7433 258, Urheilutie 1, 04600 Mäntsälä

Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?

Tietoja käytetään viestintään ja yhteydenpitoon Mäntsälän seurakunnan kasvatustyössä toimivien vapaaehtoisten ja toimintaan osallistuvien kanssa. Tietoja hyödynnetään toiminnan, retkien ja leirien suunnittelussa ja järjestämisessä. Lisäksi tietoja käytetään laskutuksessa, palkkioiden maksussa ja seurakunnan tilastoinnissa.

Minkä takia seurakunta saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Rekisterin sisältämien rekisteritietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.a ja e artiklat.

Minkälaisia henkilötietoja seurakunta käsittelee?

Kerhonohjaajat, leiriavustajat, yövalvojat, kerholaiset sekä retki- ja leiritoimintaan osallistuvat.

Kerhonohjaajan, leiriavustajan ja yövalvojan osalta nimi, henkilötunnus, pankkiyhteys, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, erityisruokavalio, terveydentila, lääkitys, uimataito, kuvauslupa ja elämäntilanne. Huoltajan tai lähiomaisen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Kerholaisten osalta nimi, syntymäaika, osoite, huoltajan nimi, huoltajan puhelinnumero, huoltajan sähköpostiosoite.

Leiri- ja retkityössä kerätään nimi, henkilötunnus, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, koulu, seurakunta, erityisruokavalio, terveydentila, lääkitys, uimataito, kuvauslupa ja elämäntilanne. Huoltajan tai lähiomaisen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?

Kerhoihin, leireille ja retkille sekä leiriavustaja- ja yövalvojatoimintaan tiedot kerätään sähköisen ilmoittautumisjärjestelmän kautta asiakkaalta tai huoltajalta. Tietoja voidaan myös kerätä paperilomakkeella tai puhelimitse. Manuaaliset tiedot viedään sähköiseen ilmoittautumisjärjestelmään tai säilytetään lukitussa tilassa. Sähköisen verkkopalvelun toimittaja on MVS Oy.

Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Sähköisessä muodossa olevat dokumentit säilytetään suojatussa asiakasohjelmassa. Kerhonohjaajien, leiriavustajien ja yövalvojien tiedot säilytetään niin kauan kuin henkilö on toiminnassa mukana. Mikäli toiminnassa tapahtuu onnettomuus, tiedot säilytetään 10 vuotta. 

Ilmoittautumislomakkeet ja turvallisuusasiakirjat säilytetään leirin tai retken jälkeen kaksi vuotta, mutta turvatietolomakkeet hävitetään viikon sisällä leirin tai retken päättymisestä. Mikäli leirillä tai retkellä tapahtuu onnettomuus, turvallisuusasiakirja, onnettomuusraportti ja loukkaantuneiden tietoturvalomakkeet säilytetään 10 vuotta.

Tietojen luovutukset

Tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja ei luovuteta ilman asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisen suostumuksen tai tietojen luovuttamiseen oikeuttavan lainsäädännön perusteella. (Esimerkiksi Lastensuojelulaki 25 §)

Nimi- ja yhteystietoja voidaan luovuttaa asiakkaan tai huoltajan suostumuksella kolmannelle osapuolelle.

Asiakastietoja voivat käyttää ainoastaan toiminnan toteutukseen osallistuvat työntekijät. Kerholaisten osalta myös kerhonohjaajat. 

Työntekijöille annetaan henkilökohtainen käyttöoikeus asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Myös pääsy paperilla oleviin tai sähköisiin työkappaleisiin on rajoitettu vastaavalla tavalla. Laskutettavan osallistujan huoltajan nimi- ja osoitetiedot luovutetaan Kirkon Palveluskeskukseen laskutusta varten. 

Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä.

Sinulla on oikeus:

  • pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
  • pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
  • peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi
  • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?
Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla seurakunnassasi. Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.

Kansallinen valvontaviranomainen ja tietosuojavastaava yhteystietoineen

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki, tietosuoja(at)om.fi, www.tietosuoja.fi, puh. 029 566 6700

Seurakunnan tietosuojavastaava:

Lahden seurakuntayhtymä, Sirpa Salokannel, PL 84, Kirkkokatu 5, 15111 Lahti, lahti.tietosuoja(at)evl.fi, puh. 044 719 1329