Mäntsälän seurakunnan diakoniatyön asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä yhteystietoineen

Mäntsälän seurakunta, Urheilutie 1, 04600 Mäntsälä, mantsalan.seurakunta(at)evl.fi, puh. 019 5607 500

Yhteyshenkilö: Mäntsälän seurakunta, Mika Ahjosaari, Urheilutie 1, 04600 Mäntsälä, mika.ahjosaari(at)evl.fi, puh. 040 7433 258

Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?

Tietoja käytetään Mäntsälän seurakunnan rippikoulutyön suunnitteluun, järjestämiseen, viestintään, yhteydenpitoon, tilastointiin ja laskutukseen.

Minkä takia seurakunta saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.c, f, a, ja 9.2.d artiklat, eli lakiin perustuvat velvollisuudet, merkityksellinen ja asianmukainen suhde rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä ja siten oikeutettu etu, henkilön antama suostumus henkilökohtaisten tietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten. Rippikoulussa käsitellään myös rekisteröidyn uskonnolliseen vakaumukseen liittyviä tietoja.

Minkälaisia henkilötietoja seurakunta käsittelee?

Rippikoululaisen henkilötiedot: nimi, henkilötunnus, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, koulu, seurakunta, erityisruokavalio, terveydentila, lääkitys, uimataito, kuvauslupa ja elämäntilanne (esimerkiksi oppimisvaikeudet, sosiaaliset suhteet). Huoltajan tai lähiomaisen nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 

Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?

Tiedot kerätään sähköisen ilmoittautumisjärjestelmän kautta asiakkaalta tai huoltajalta. Ilmoittautuneet tiedot tarkistetaan myös jäsentietojärjestelmä Kirjurista tai väestötietojärjestelmästä. Rippikoululaisilta kerätään lisäksi tietoja pääjaksoa varten turvatietolomakkeella. 

Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta säilytetään jäsentietojärjestelmässä pysyvästi.

Sähköisessä muodossa olevat ilmoittautumiset säilytetään suojatussa asiakasohjelmassa ja tiedot poistetaan viimeistään kuusi kuukautta rippikoulujen päättymisen jälkeen. 

Turvatietolomakkeet hävitetään kaksi viikkoa konfirmaation jälkeen. Ainoastaan kuvaamista koskevat luvat säilytetään, joiden säilytysaika on 75 vuotta. 

Rippikoulun osallistujaluettelo säilytetään yhdessä turvallisuusasiakirjan kanssa kaksi vuotta. Onnettomuuden sattuessa lisäksi säilytetään loukkaantuneiden turvatietolomakkeet ja onnettomuusraportti. Tällöin säilytysaika on 10 vuotta.

Rippikouluista voidaan koota rippikoulupäiväkirjat, joissa arvioidaan rippikoulun toteutumista. Rippikoulupäiväkirjoihin sisältyy rippikoululaisten, isosten, yövalvojien nimet sekä ryhmän valokuva. Päiväkirjat säilytetään lähiarkistossa 3 vuotta ja sen jälkeen pysyvästi seurakunnan pääarkistossa.

Tietojen luovutukset

Tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisen suostumuksen tai tietojen luovuttamisen oikeuttavan lainsäädännön perusteella. 

Toiminnassa noudatetaan lastensuojelulain (417/2007) 5 luvun 25 §:n, rikoslain (39/1889) 15 luvun 10 §:n ja kirkkolain (1054/1993) 5 luvun 2 §:n ja 6 luvun 3 ja 12 §:ien säännöksiä vaitiolo- ja ilmoitusvelvollisuuksista.

Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä.

Sinulla on oikeus:

• pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
• pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
• peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi
• tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?
Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla seurakunnassasi. Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.

Kansallinen valvontaviranomainen ja tietosuojavastaava yhteystietoineen

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki, tietosuoja(at)om.fi, www.tietosuoja.fi, puh. 029 566 6700

Seurakunnan tietosuojavastaava:

Lahden seurakuntayhtymä, Sirpa Salokannel, PL 84, Kirkkokatu 5, 15111 Lahti, lahti.tietosuoja(at)evl.fi, puh. 044 719 1329